Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 i art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn.zm.) – zwanego dalej jako RODO informujemy, że:
1. Administratorem danych osobowych jest:
Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Materiałów Polimerowych z siedzibą w Toruniu przy ul. Marii Skłodowskiej-Curie 55, (87-100 Toruń), używający skróconej nazwy „Łukasiewicz-IMPIB”, z którym można się skontaktować:
1) poprzez adres e-mail: sekretariat@impib.lukasiewicz.gov.pl;
2) listownie na adres siedziby: 87-100 Toruń, ul. Marii Skłodowskiej-Curie 55 lub poprzez skrzynkę do e-doręczeń: AE:PL-69485-13407-CBVJH-24
3) telefonicznie: +48 (56) 650-00-44; fax numer: +48 (56) 650-03-33, w dni powszednie w godz. 7.00 – 15.00.
2. Dane kontaktowe Inspektora ochrony danych
Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail: iod@impib.lukasiewicz.gov.pl lub listownie na adres Administratora.
Z Inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
3. Cele i podstawa prawna przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
1) art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. b RODO w celu zawarcia i wykonania umowy - udział w Konferencji Elastomery 2026, po wyrażeniu przez Pani/Pana zgody tj. akceptacji udziału (odpłatnego lub bezpłatnego) poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego do tej konferencji;
2) art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO, w celu wykonania obowiązku prawnego któremu podlega Administrator (jako państwowa osoba prawna – instytut badawczy), wskazanych w szczególności w ustawie z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Łukasiewicz (Dz. U. z 2024 r. poz. 925 z późn. zm.), ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2024 r. poz. 1571z późn. zm.) i ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 24) oraz realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami związanymi z umową;
3) art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 9 ust. 2 lit. a RODO, na podstawie Pani/Pana zgody. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa, a przekaże Pani/Pan Administratorowi z własnej inicjatywy więcej danych niż jest to konieczne dla załatwienia Pani/Pana sprawy (tzw. działanie wyraźnie potwierdzające).
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do wzięcia udziału w Konferencji Elastomery 2026 zorganizowanej przez Administratora, która będzie utrwalana za pomocą urządzeń rejestrujących obraz oraz dźwięk.
W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe zrealizowanie ww. celu.
Zgoda obejmuje: (1) dane osobowe określone w Formularzu zgłoszeniowym do udziału w Konferencji Elastomery 2026 r.; (2) dane niezbędne do fizycznego udziału w tej konferencji; (3) nieodpłatne rozpowszechnienie wizerunku w celach informacyjnych i promocyjnych, w formie zdjęć i/lub nagrań, poprzez ich publikację na stronach internetowych, w mediach społecznościowych i innych (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
4. Zakres danych osobowych
W przypadku:
1) uczestników 19. Międzynarodowej Konferencji ELASTOMERY 2026 zaproszonych na Konferencję (uczestnicy standardowi, studenci/doktoranci, autorzy publikacji /abstrakt i Book of abstract/, przedstawiciele sponsorów i organizatorów), obejmuje w szczególności: imię (imiona), nazwisko, tytuł/stopień naukowy/zawodowy, adres e-mail, nr telefonu kontaktowego, zajmowane stanowisko, specjalizacja, firma/instytucja (afiliacja), dane niezbędne do wystawienia faktury, w przypadku uczestnictwa odpłatnego (pełna nazwa firmy/instytucji, NIP, ulica i nr, kod pocztowy, miejscowość i kraj), preferencje kulinarne (dieta podstawowa, wegetariańska, wegańska, bezglutenowa, bez laktozy) podczas udziału w nieobowiązkowej uroczystej kolacji zorganizowanej po Konferencji, dane o niepełnosprawności, wizerunek;
2) innych uczestników Konferencji, obejmuje w szczególności: imię (imiona) i nazwisko, miejsce i stanowisko pracy oraz wizerunek.
5. Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Pani/Pana dane osobowe Administrator może także powierzyć innym podmiotom przetwarzającym na podstawie umowy o powierzeniu danych osobowych do przetwarzania lub udostępnić na mocy przepisów prawa. Zakres powierzonych danych ograniczony jest wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczonymi usługami np. IT, BHP i Ppoż., finansowymi, ubezpieczeniowymi, marketingowymi, audytorskimi, kurierskimi i pocztowymi, ochrony osób i mienia, przez podmioty z którymi współpracuje Administrator. Powierzenie przetwarzania Pani/Pana danych nastąpić może tylko wtedy, gdy te podmioty zapewnią, przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, właściwą ochronę Pani/Pana praw. Odbiorców tych danych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym Pani/Pana danych osobowych. Pani/Pana dane osobowe będą ujawnione pracownikom Administratora w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków i posiadanych upoważnień. Pani/Pana dane osobowe Administrator udostępnia (w zakresie i na podstawie upoważnienia wynikającego z obowiązującego prawa) podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązującego prawa (np. sądom, prokuraturze, Policji, ABW, CBA, KAS, NIK, ZUS, itp.).
6. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do wypełnienia celu dla którego zostały zebrane i istnienia podstawy do ich przetwarzania, zgodnie z okresem archiwizacji wynikającym z regulacji wewnętrznych Administratora opracowanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164 z późn. zm.), przez okres niezbędny do ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi, w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym, zarówno po Naszej, jak i Pani/Pana stronie, z tytułu umowy lub prawa.
7. Prawa podmiotów danych
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Administratora ma Pani/Pan prawo:
1) do dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii zgodnie z art. 15 RODO;
2) do sprostowania oraz uzupełnienia danych, zgodnie z art. 16 RODO;
3) do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) zgodnie z art. 17 RODO;
4) do ograniczenia przetwarzania danych zgodnie z art. 18 RODO;
5) do bycia poinformowanym o sprostowaniu lub usunięciu danych lub o ograniczeniu do przetwarzania zgodnie z art. 19 RODO;
6) do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO;
7) do wniesienia sprzeciwu, wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym profilowania, zgodnie z art. 21 RODO;
8) do wniesienia skargi do organu nadzorczego zgodnie z art. 77 RODO;
9) do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 7 RODO, w zakresie w jakim podstawą do takiego przetwarzania jest zgoda. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych dokonywane przez Administratora przed jej cofnięciem.
9)Prawo określone w art. 15-16 i 18-21 RODO, podlega ograniczeniom w zakresie opisanym w art. 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) – tj. w przypadku redagowania, przygotowania, tworzenia lub publikowania materiałów prasowych w rozumieniu ustawy z dnia 26.01.1984 roku – Prawo prasowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 1914) oraz w zakresie działalności literackiej lub artystycznej albo wypowiedzi akademickich.
8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania stosownie do art. 20 i 22 RODO.
9. Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Podanie Pani/Pana danych osobowych:
1) jest wymogiem ustawy na podstawie, której działa Administrator; jeżeli odmówi Pani/Pan podania Swoich danych lub poda nieprawidłowe dane, Administrator nie będzie mógł zrealizować celu do jakiego zobowiązują go przepisy prawa;
2) w zakresie gdzie wyrażono zgodę, jest dobrowolne. Zgoda może być cofnięta w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej wycofaniem.
10. Źródło pochodzenia danych
Dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana lub od podmiotu który Pan/Pani firmuje lub z którym współpracuje.
11. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu także skarga do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - na adres: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2, tel. 22 531 03 00, e-mail: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt - gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO.
12. Informacje o zamiarze przekazania danych osobowych odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję Europejską odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO.
Przekazywanie Pani/Pana danych osobowych do krajów trzecich nie jest aktualnie przez nas praktykowane lub planowane, w związku z tym nie będą one przekazywane do państwa trzeciego (rozumianego jako państwo znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, EOG), ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO, z tym zastrzeżeniem, że Administrator korzysta do realizacji swoich celów i zadań z oprogramowania Microsoft 365 i Active Directory. Tym samym dane osobowe przechowywane są w chmurze, co skutkować może przekazaniem ich odbiorcy w państwie trzecim. Regulamin korzystania z usług online w zakresie Microsoft 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja firmy Microsoft, w tym w szczególności:
- oświadczenie o ochronie prywatności –
https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement
- umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) - https://www.microsoft.com/pl-pl/servicesagreement/.
Microsoft 365 jest zgodny z międzynarodowymi normami dotyczącymi standardów ochrony, czego potwierdzeniem jest certyfikat ISO/IEC 27001:2005. Usługa poddawana jest ponadto regularnym audytom. Usługa posiada certyfikat zgodności swoich usług z normą ochrony danych osobowych w chmurze ISO 27018, co oznacza, że przechowywane w chmurze dane klientów nie będą wykorzystywane w celach marketingowych bez ich wiedzy.
